Обращения граждан

Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан Префектуры Октябрьского района Грозного

 

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок, последовательность и сроки учета, регистрации, рассмотрения обращений граждан в Префектуре Октябрьского района города Грозного, а также организации приема граждан в Префектуре Октябрьского района города Грозного.

1.2. Префектура Октябрьского района г. Грозного обеспечивает рассмотрение обращений граждан по вопросам, находящимся в ее ведении, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Конституцией Чеченской Республики, Законом Чеченской Республики «О порядке рассмотрения обращений граждан», Федеральным законом «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Уставом города Грозного, постановлением Мэра города Грозного за № 05 от 28.01.13г «Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги «Рассмотрения обращений граждан», Инструкцией по делопроизводству в префектуре Октябрьского района города Грозного.

1.3. Обращения граждан рассматриваются префектом Октябрьского района города Грозного, заместителями префекта района, начальниками отделов и руководителями территориальных округов в компетенцию, которых входит разрешение вопросов, содержащихся в указанных обращениях.

1.4. Работу с индивидуальными и коллективными обращениями граждан, поступившими в адрес префекта Октябрьского района города Грозного, организует отдел по работе с обращениями граждан префектуры, номер телефона которого размещен на информационном стенде в КПП префектуры района, в вестибюле главного входа здания префектуры, на Интернет-сайте префектуры, а также публикуется в средствах массовой информации.

1.5. Организация работы с обращениями граждан в префектуре Октябрьского района города Грозного возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

1.6. При уходе в отпуск специалист отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты обязан передать имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его сотруднику. При переводе на другую работу или освобождении от замещаемой должности сотрудник органа исполнительной власти обязан сдать по акту все обращения граждан ответственному за делопроизводство сотруднику органа исполнительной власти.

2. Порядок информирования о рассмотрении обращений

2.1. Информация о порядке рассмотрения обращений размещается:

— на сайте Префектуры города Грозного: oktyabrsky.rchr.ru

— в средствах массовой информации, информационных материалах;

— на информационных стендах.

2.2. Сведения об отделе по работе с обращениями граждан и социальной защиты Префектуры Октябрьского района города Грозного:

— почтовый адрес: 364016, г.Грозный,ул. Абдаллы II бен аль-Хусейна, 158;

— адрес электронной почты Префектуры Октябрьского города Грозного в сети Интернет: e-mail: adm.or@mail.ru.

— на сайте Префектуры Октябрьского района города Грозного: oktyabrsky.rchr.ru;

2.3. Информация о местонахождении отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты Префектуры Октябрьского района города Грозного, об установленных для личного приема граждан днях и часах, о контактных телефонах, телефонах для справок сообщается по телефону : 24-24-74 (24-24-43) и размещается:

-на сайте Префектуры Октябрьского района города Грозного: e-mail: adm.or@mail.ru.

— на информационном стенде в КПП Префектуры Октябрьского района города Грозного.

2.4. Информирование о ходе рассмотрения обращений осуществляется специалистами отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты в ходе личного приема, а также с использованием почтовой, телефонной связи и информационных систем общего пользования ежедневно с 9 до 17 часов.

2.5. При ответах на устные обращения (по телефону или лично) специалисты отдела подробно и корректно (с использованием официально-делового стиля речи) информируют обратившихся о порядке и сроках рассмотрения обращений, основаниях для оставления обращений без рассмотрения и прекращения переписки, а также предоставляют иную интересующую граждан информацию по вопросу рассмотрения обращений, за исключением конфиденциальной информации и сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, для которых установлен особый порядок представления.

Ответ на телефонный звонок следует начинать с информации о наименовании органа, в который обратился гражданин, фамилии, имени, отчества и должности специалиста отдела, принявшего телефонный звонок.

2.6. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо переадресовать обратившегося гражданина другому специалисту отдела или должностному лицу, либо сообщить номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию. Специалист отдела может предложить гражданину обратиться с вопросом письменно или назначить другое удобное для него время для устного информирования о порядке рассмотрения обращения.

2.7. В ответах на письменные обращения должны указываться фамилия, инициалы и номер служебного телефона должностного лица — исполнителя.

3. Порядок рассмотрения письменных обращений и обращений,

поступивших в форме электронного документа

3.1. Последовательность действий при рассмотрении письменных

обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

Работа с письменными обращениями и обращениями, поступившими в форме электронного документа, осуществляется в следующей последовательности:

— прием и первичная обработка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
— регистрация и аннотирование поступивших письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
— направление письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, на рассмотрение соответствующим должностным лицам Префектуры Октябрьского района г.Грозного;
— рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
-постановка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, на контроль;
— продление срока рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;
— оформление ответов на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа;
— предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа;

3.2. Прием и первичная обработка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.2.1. Основанием для работы с письменным обращением является лично доставленное гражданином или его представителем письменное обращение в отдел по работе с обращениями граждан либо соответствующее обращение, поступившее с письмом государственного органа, органа местного самоуправления, для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

3.2.2. Письменное обращение может быть также доставлено почтовым отправлением, фельдъегерской связью, по телеграфу и факсу.

Обращение в форме электронного документа может поступить на адрес электронной почты и на Интернет-сайт Префектуры Октябрьского района города Грозного.

3.2.3. Письменные обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, доставленные фельдъегерской связью, и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел делопроизводства Префектуры Октябрьского района города Грозного и после первичной обработки передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

3.2.4. Письменные обращения, поступившие непосредственно от граждан или от их представителей (нарочно), принимаются специалистами отдела.
На письменном обращении в нижнем углу 1-ой страницы обращения проставляется штамп с указанием даты приема и регистрационного номера.

По просьбе обратившегося гражданина на копиях или вторых экземплярах принятого письменного обращения специалист отдела, ответственный за регистрацию обращений, делает отметку с указанием входящего номера, даты приема обращения и номера телефона для получения информации, касающейся обращения.

3.2.5. Письменные обращения, поступившие по факсимильной связи на официальный телефонный номер отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты, а также обращения, поступившие в форме электронного документа на адрес электронной почты, на Интернет-сайт Префектуры Октябрьского района города Грозного, принимаются и учитываются в отделе по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

3.2.6. Специалист, ответственный за регистрацию:

— проверяет правильность адресации корреспонденции и целостность упаковки, невскрытыми возвращает на почту ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

— аккуратно вскрывает конверт, не повреждая надписи на его лицевой стороне, и прикрепляет его в конце письменного обращения для установления адреса отправителя или уточнения даты на почтовом штемпеле при необходимости подтверждения времени отправления данного обращения;

— прикладывает впереди письменного обращения поступившие документы и фотографии (разорванные документы подклеиваются);
— в случае отсутствия самого текста письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, составляет за личной подписью справку следующего содержания: «Письма в адрес Префектуры Октябрьского района города Грозного нет» с указанием даты и прилагает указанную справку к поступившим документам;
— составляет в двух экземплярах акт на письменные обращения, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.

3.2.7. Приложенные к письменному обращению подлинные документы отделяются и возвращаются гражданину (при необходимости с них снимаются копии). Приложенные к письменному обращению деньги возвращаются гражданину почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на его счет. В случае если гражданин прислал конверт с наклеенными знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются гражданину.

3.3. Регистрация и аннотирование письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.3.1. Письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в отдел по работе с обращениями граждан Префектуры Октябрьского района города Грозного путем присвоения ему порядкового номера.

3.3.2. Регистрацию письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа (первичный ввод данных), в системе автоматизированного электронного документооборота (далее — АСЭДО) осуществляет специалист, ответственный за регистрацию.

3.3.3. Специалист, ответственный за регистрацию:

— в журнале регистрации АСЭДО указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, подписано двумя и более авторами, оно считается коллективным и при его регистрации указываются первые два или три гражданина, в том числе автор, в адрес которого подлежит направлению ответ. Коллективными являются также письменные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;

— отмечает тип доставки письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа (письмо, телеграмма, электронная почта, доставлено лично и т.п.). Если письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, перенаправлено для рассмотрения в пределах компетенции, указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Секретариата Главы и Правительства ЧР и т.д.), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

— на лицевой стороне первого листа письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в правом верхнем углу, свободном от текста, проставляет штамп с присвоением регистрационного номера и указанием даты поступления. В случае если место, предназначенное для регистрационного штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен на письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, в ином месте, обеспечивающем его прочтение, кроме левого верхнего угла.
3.3.4. Если гражданин направил несколько письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, по разным вопросам, то каждое обращение регистрируется отдельно в АСЭДО.

3.3.5. Дубликаты письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, повторные обращения указанной категории, а также письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, содержащие дополнительные сведения к первично поданным обращениям, срок разрешения которых не истек, регистрируются в том же порядке, что и первичные. При этом в правом верхнем углу первой страницы письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, делается пометка «Повторно», указывается регистрационный номер предыдущего письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, подбирается вся предшествующая переписка.

3.3.6. После регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в АСЭДО специалист отдела, на которого возложена обязанность по подготовке информационных и аналитических материалов, составлению аннотаций к обращениям (далее — специалист, ответственный за составление аннотаций):

— прочитывает письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, определяет его тематику, выявляет поставленные в данном обращении вопросы;

— проверяет письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, на повторность, при необходимости сопоставляет с находящейся в архиве перепиской. Повторным считается письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, направленное одним и тем же гражданином по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом;

— заполняет рубрикатор в АСЭДО с указанием фамилии, инициалов и должности специалиста, ответственного за составление аннотации, составляющего аннотацию, составляет и вводит аннотацию к письменному обращению или обращению, поступившему в форме электронного документа. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа;

— проставляет шифр темы согласно тематическому классификатору обращений, который присваивается каждому из поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, вопросов;

— осуществляет ввод в АСЭДО необходимых примечаний, наименования органа исполнительной власти Префектуры Октябрьского района города Грозного, фамилии и инициалов должностного лица, в компетенцию которого входит рассмотрение поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, вопросов;

— на поручениях о рассмотрении письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляет штамп «Контроль», на поручениях, поступивших из федеральных органов государственной власти (при принятии соответствующего решения), — штамп «Особый контроль». В случае если в поручении указан срок рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, проставляет штамп «Контроль» с указанием срока исполнения.

3.3.7. После регистрации письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, и составления к ним аннотаций специалист, ответственный за составление аннотаций, передает все обращения начальнику отдела по работе с обращениями граждан для проверки, редактирования аннотаций и направления их на рассмотрение.

3.4. Направление письменных обращений и обращений, поступивших на рассмотрение в форме электронного документа

3.4.1. Отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты в течение одного рабочего дня передает поступившие письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, на рассмотрение Префекта, первого заместителя префекта.

3.4.2. Префект района, первый заместитель префекта исходя из содержания письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, принимает решение о направлении их на рассмотрение в те отделы, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных авторами вопросов (независимо от того, на чье имя они адресованы), в течение семи дней со дня регистрации.

3.4.3. Поручение о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа должно включать фамилии и инициалы должностных лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись (с расшифровкой) должностного лица, давшего поручение, и дату, а также ссылку на регистрационный номер прилагаемого письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.

3.4.4. В тексте поручения о рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, может содержаться указание «Срочно», «Незамедлительно» или «Оперативно», предусматривающее конкретный срок исполнения поручения, начиная со дня его подписания.

3.4.5. Письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, в которых отсутствуют просьбы, жалобы, предложения или содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики, вновь поднимаются ранее рассмотренные вопросы (по которым давались ответы и которые соответственно не требуют дополнительного рассмотрения), списываются в архив. На таких письменных обращениях или обращениях, поступивших в форме электронного документа (в правом верхнем углу первого листа), делается пометка «В дело». Решение о списании письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в архив принимает префект района и первый заместитель префекта.
3.4.6. Письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, с просьбами о личном приеме Префектом Октябрьского района города Грозного рассматриваются как письменные обращения. Специалисты отдела направляют обратившимся гражданам сообщения о записи на личный прием либо разъясняют порядок записи на прием в зависимости от содержания письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.

3.4.7. Сопроводительные письма с поручениями об исполнении вместе с обращениями, префект района, первый заместитель префекта возвращает в отдел по работе с обращениями граждан.

3.4.8. Специалист, ответственный за регистрацию:

— вносит в электронную учетную карточку в АСЭДО кому направляется письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, на исполнение, краткое содержание поручения, изготавливает копии данного обращения и приложений к нему;

— проверяет подготовленные к отправке документы (сверяет фамилию, имя, отчество и адрес заявителя, наличие копий);

— в необходимых случаях вносит поправки и дополнения в данные, ранее введенные в электронную учетную карточку в АСЭДО;

— по информационным системам общего пользования передает содержание электронной учетной карточки АСЭДО в соответствии с компетенцией;

— подписанные префектом района, первым заместителем сопроводительные письма с поручениями и приложенные к ним письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, передает ежедневно.

3.4.9. Специалисты отдела тщательно проверяют заполнение и оформление поступивших на отправку документов, конвертируют их и в тот же день отправляют почтовой связью адресату.

3.5. Рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.5.1. Основанием для рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в Префектуру Октябрьского района города Грозного, должностным лицом в соответствии с компетенцией является поступившее, зарегистрированное в установленном порядке письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, которое подлежит обязательному рассмотрению в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения данного обращения.

3.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа:

— обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа;

— в случае необходимости запрашивает, в том числе в электронной форме, дополнительные материалы и получает объяснения от гражданина и иных юридических и физических лиц;

— при необходимости комиссионного рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, определяет состав комиссии и ответственного за подготовку материалов по итогам рассмотрения обращения и подготовку ответа гражданину;

— в случаях необходимости привлекает к рассмотрению письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, переводчиков и экспертов;

— принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

— уведомляет гражданина о направлении его письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, на рассмотрение в другой государственный орган, или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;

— направляет гражданину ответ по существу поставленных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, вопросов.

3.5.3. В случае если в резолюции префекта, первого заместителя префекта рассмотрение письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, поручено нескольким исполнителям и не определен ответственный исполнитель, контроль за сроками рассмотрения и подготовкой ответа осуществляет исполнитель, указанный в резолюции первым.

Соисполнители в течение пятнадцати дней со дня поступления поручения, но не позднее семи дней до истечения срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа (за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок представления).

3.5.4. В случае если письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, по мнению должностного лица (исполнителя), направлено не по принадлежности, данное обращение в двухдневный срок должно быть возвращено в отдел по работе с обращениями граждан для его переадресации или перенаправлено в государственный орган, должностному лицу в семидневный срок для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

3.5.5. Рассмотрение письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, содержащих вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

3.5.6. Ответ на обращение, поступившее в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

3.5.7. Гражданин вправе получить на свое письменное обращение письменный ответ, а в случае поступления обращения в форме электронного документа — ответ в форме электронного документа по существу поставленных в нем вопросов, за исключением следующих случаев:

— если в обращении не указаны фамилия и почтовый адрес гражданина, по которому должен быть направлен ответ, или адрес его электронной почты — если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

— если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем (данное обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией);

— если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений);

— если полученное письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (данное обращение может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов с одновременным уведомлением гражданина, направившего обращение, о недопустимости злоупотребления правом);

— если в обращении содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (может быть принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и более ранние обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу, с уведомлением о данном решении гражданина, направившего обращение);

— если по вопросам, содержащимся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение;

— если от гражданина поступило заявление о прекращении рассмотрения его обращения.

3.5.8. Письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3.5.9. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.6. Постановка письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, на контроль

3.6.1. На контроль ставятся письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, в которых мотивированно сообщается о грубых нарушениях законных прав и интересов граждан, а также письменные обращения или обращения, поступившие в форме электронного документа, по вопросам, имеющим большое общественное значение.

Постановка письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, на контроль производится с целью выявления принятых мер в случае повторности (многократности) обращений.

3.6.2. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, его заместителей, полномочного представителя Президента Российской Федерации в СКФО, его заместителей и помощников, председателя Парламента ЧР, Администрации Главы и Правительства ЧР, Уполномоченного по правам человека в ЧР.

3.6.3. На особый контроль ставятся поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации о рассмотрении обращений.

Срок рассмотрения таких обращений составляет 15 дней. Продление указанного срока производится префектом района, первым заместителем префекта района.

На особый контроль могут быть поставлены и иные поручения по рассмотрению письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, направленные для рассмотрения на имя префекта Октябрьского района города Грозного.

3.6.4. Решение о постановке письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, на контроль вправе принять префект района, заместитель префекта района.

На письменных обращениях или обращениях, поступивших в форме электронного документа, взятых на контроль или особый контроль, перед направлением на рассмотрение специалист, ответственный за регистрацию, проставляет штамп «Контроль» или «Особый контроль».

3.6.5. В случае если в ответе указывается, что вопрос, поставленный гражданином, будет решен в течение определенного периода, письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, может быть поставлено на дополнительный контроль, о чем гражданину направляется уведомление с указанием контрольного срока для ответа об окончательном разрешении вопроса.

3.6.6. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, взятых на контроль и особый контроль, осуществляют отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты, а также государственные органы и должностные лица, ответственные за рассмотрение обращений данной категории.

3.7. Продление срока рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.7.1. В случае необходимости дополнительной проверки изложенных в письменном обращении или обращении, поступившем в форме электронного документа, сведений, а также при направлении запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, срок рассмотрения обращения может быть продлен, но не более чем на 30 дней.

3.7.2. Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, должностное лицо — ответственный исполнитель направляет служебную записку с обоснованием необходимости продления срока рассмотрения данного обращения должностному лицу, по поручению которого рассматривается указанное обращение.

3.7.3. После принятия должностным лицом, указанным в пункте 3.7.2 настоящего подраздела, решения о продлении срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, ответственный исполнитель направляет гражданину — автору данного обращения уведомление о продлении срока рассмотрения поданного им обращения.

3.8. Оформление ответов на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа

3.8.1. Ответы на письменные обращения и обращения, поступившие в форме электронного документа, подписывают руководители Префектуры Октябрьского района г.Грозного в соответствии с разграничением их обязанностей.

3.8.2. Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации ,Главы ЧР, Председателя Правительства ЧР, Уполномоченного по правам человека в ЧР, Председателя Парламента ЧР подписывает префект района.

Ответы об исполнении поручений Руководителя Администрации Главы и Правительства ЧР, Руководителя Председателя Правительства и его заместителей, руководителей органов государственной власти о рассмотрении обращений подписывают префект района, первый заместитель префекта района.

3.8.3. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, давать исчерпывающие пояснения на все поставленные в обращении вопросы. В случае подтверждения фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указывать, какие меры приняты при ее рассмотрении, в том числе к виновным должностным лицам.

3.8.4. В ответе в органы государственной власти должно быть указано на то, что гражданин проинформирован о результатах рассмотрения его письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, в отношении коллективных обращений — кому именно из обратившихся граждан направлен ответ.

3.8.5. Ответы гражданам и в органы государственной власти печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству. В левом нижнем углу на копии ответа исполнитель обязательно указывает свою фамилию, инициалы и номер служебного телефона.

3.8.6. Подлинники письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, в федеральные органы государственной власти возвращаются только при наличии на них штампа «Подлежит возврату» или специальной отметки в сопроводительном письме.

3.8.7. Если на письменное обращение или обращение, поступившее в форме электронного документа, дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса.

3.8.8. После завершения рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, и направления ответа гражданину исполнитель передает в отдел по работе с обращениями граждан копию ответа, а подлинник соответствующего обращения и материалы, относящиеся к его рассмотрению, оставляет на хранение.

3.8.9. При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа (если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела). Справка о результатах рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, передается в отдел по работе с обращениями граждан и сканируется в электронную карточку обращения в АСЭДО, а ее копия прикладывается исполнителем к материалам по рассмотрению обращения.

Сведения о ходе исполнения письменных обращений или обращений, поступивших в форме электронного документа, направляются исполнителем в отдел по работе с обращениями граждан посредством АСЭДО.

3.8.10. Копии ответов на поручения государственных органов, органов местного самоуправления муниципальных образований и других организаций о рассмотрении письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, передаются из канцелярии в отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

Специалист, ответственный за регистрацию, проверяет ответ на соответствие требованиям настоящей Инструкции, сканирует его в АСЭДО, в графу «Исполнение» вписывает краткое содержание, одновременно уточняя факт внесения исполнителем сведений о ходе исполнения обращения в АСЭДО.

3.8.11. Оформление дел по результатам рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, для архивного хранения осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.

3.9. Предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.9.1. С момента регистрации письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, гражданин имеет право на получение информации о ходе рассмотрения соответствующего обращения, на ознакомление с документами и материалами, касающимися рассмотрения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.

3.9.2. Справочную работу по рассмотрению письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, ведет отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

3.9.3. Справки по вопросам рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа (далее также — справки), предоставляются специалистами отдела.

3.9.4. Справки по вопросам рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, предоставляются при личном обращении граждан и их представителей или с использованием телефонной связи по следующим вопросам:
— о получении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, и направлении его на рассмотрение;
— об отказе в рассмотрении письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа;
— о продлении срока рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа;
— о результатах рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа.

3.9.5. Телефонные звонки от граждан по вопросу получения справок принимаются ежедневно с 9 часов до 17 часов.

3.9.6. При получении запроса о ходе рассмотрения письменного обращения или обращения, поступившего в форме электронного документа, по телефону специалист отдела:

— называет наименование органа, в который обратился гражданин, свою фамилию, имя, отчество;

— предлагает гражданину представиться;

— выслушивает и уточняет при необходимости суть поставленного вопроса;

— вежливо, корректно и лаконично дает ответ по существу вопроса.

При невозможности в момент обращения гражданина ответить на поставленный им вопрос специалист отдела предлагает обратившемуся перезвонить в конкретный день, в определенное время и к назначенному сроку подготавливает справочную информацию.

3.9.7. Во время разговора специалист отдела, предоставляющий справки, должен произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой телефонный аппарат.

3.9.8. Отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты регулярно подготавливает информационно-аналитические и статистические материалы о рассмотрении письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, и представляет их префекту и 1-му заместителю префекта района.

3.10. Порядок и формы контроля за рассмотрением письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа

3.10.1. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие соответствующих решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.

3.10.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий при рассмотрении обращений и принятием соответствующих решений осуществляется должностными лицами Префектуры Октябрьского района.

3.10.3. Текущий контроль за рассмотрением письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, осуществляется должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан в Префектуре района, проверок соблюдения и исполнения специалистами положений настоящей Инструкции, иных нормативных правовых актов Российской Федерации и Чеченской Республики.

Периодичность осуществления такого контроля устанавливается руководителями Префектуры района.

3.10.4. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, в органах исполнительной власти осуществляются отделом по работе с обращениями граждан.

Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением письменных обращений и обращений, поступивших в форме электронного документа, находящихся на рассмотрении в Префектуре Октябрьского района, осуществляют их руководители.

4. Организация личного приема граждан в Префектуре
Октябрьского района города Грозного.

4.1. Личный прием граждан осуществляется согласно утвержденного графика приема граждан по личным вопросам в специально отведенном помещении, которое должно соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

4.2. У входа в здание Префектуры на видном месте размещается информационная доска, содержащая информацию о графиках приемов граждан по личным вопросам префектом , его заместителями, руководителями территориальных округов, начальниками отделов.

4.3. Помещение для проведения личного приема граждан оборудуется:

— системой кондиционирования воздуха;

— противопожарной системой и средствами пожаротушения;

— системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации;

— системой охраны;

— записывающей системой аудио-, видеонаблюдения;

4.4. Места ожидания личного приема должны быть оборудованы стульями, столами, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания письменных обращений, информационными стендами.

4.5. Личный прием граждан проводят префект района, заместители префекта, руководители территориальных округов префектуры, начальники отделов, а также сотрудники отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты.. Должностные лица, ведущие личный прием граждан, несут персональную ответственность за его проведение.

4.6. Организацию личного приема граждан префектом района и его заместителями осуществляет отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

4.7. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с графиками приемов граждан по личным вопросам.

4.8. Графики приемов граждан по личным вопросам префекта района и его заместителей утверждаются префектом района.

Замена должностных лиц, ведущих личный прием, заявленных в графике приема, а также изменение сроков проведения личного приема производятся по согласованию с заместителем префекта.

4.9. Графики приемов размещаются на Интернет-сайте Префектуры Октябрьского района города Грозного, на информационных стендах в вестибюле главного входа в Префектуру и в КПП Префектуры.

4.10. Запись на прием граждан по личным вопросам к префекту и первому заместителю префекта производится специалистами отдела в понедельник, вторник еженедельно с 10 до 17 часов.

4.11. Не менее чем за один рабочий день до даты проведения личного приема граждан руководителями Префектуры района, специалист отдела по работе с обращениями граждан и социальной защиты, занимающийся организацией приемов граждан, составляют обобщенные списки граждан, записавшихся на личный прием.

Список граждан, записавшихся на личный прием, и подготовленные материалы передаются должностному лицу, ведущему личный прием, не позднее 12. 00 часов в день, предшествующий дню личного приема.

4.12. Личный прием граждан осуществляется в порядке очередности, установленном должностным лицом, ведущим личный прием, с учетом права граждан на первоочередность, установленного законодательством Российской Федерации.

Время ожидания личного приема граждан не должно превышать 15 минут.

4.13. В ходе личного приема граждан специалист отдела вносит поручение ведущего прием по рассмотрению обращения в электронную учетную карточку АСЭДО (далее — карточка личного приема).

4.14. Во время личного приема граждан должностным лицом, каждый гражданин имеет возможность изложить свое обращение в устной либо письменной форме по существу поднимаемых им вопросов.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на такое обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается соответствующая запись в карточке личного приема. В остальных случаях гражданину дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.15. Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в соответствии с настоящей Инструкцией. В карточку личного приема вносится запись о принятии письменного обращения.

4.16. В случае если в обращении поставлены вопросы, решение которых не входит в компетенцию Префектуры района, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке он может обратиться для рассмотрения данного обращения по существу.

4.18. В ходе личного приема граждан должностное лицо, ведущее личный прием, доводит до сведения гражданина решение о направлении обращения на рассмотрение и принятии по нему мер.

4.19. Контроль за рассмотрением обращений, поступивших при личном приеме граждан, и поручений, данных во время личного приема граждан, возлагается на отдел по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

4.20. После завершения личного приема граждан должностными лицами, ведущими личный прием, специалист отдела направляет должностным лицам карточки личного приема для рассмотрения.

4.21. Личный прием граждан осуществляется сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан ежедневно, кроме пятницы и выходных дней, с 10 до 17 часов.

5. Организация выездного личного приема граждан

5.1. Организация работы по проведению выездных личных приемов граждан префектом района возлагается на отдел по работе с обращениями и социальной защиты граждан во взаимодействии с руководителями территориальных округов, в зданиях которых проводятся соответствующие выездные личные приемы.

5.2. Проведение выездных личных приемов планируется отделом по работе с обращениями граждан и социальной защиты по согласованию с первым заместителем префекта района.

5.3. Выездные личные приемы граждан проводятся на основании графика приема.

5.4. График выездного приема граждан по личным вопросам утверждается префектом района.

5.5. Организация подготовки документации по результатам проведения выездных личных приемов осуществляется отделом по работе с обращениями граждан и социальной защиты.

5.6. Анализ результатов проведения выездных личных приемов граждан, контроль за рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших в ходе их проведения, осуществляются отделом по работе с обращениями граждан и социальной защиты..

5.7. Организационно-техническое обеспечение выездного приема граждан по личным вопросам префекта района возлагается на территориальные округа района, на территориях которых запланировано проведение выездного приема граждан по личным вопросам префекта района.

Руководители территориальных округов обеспечивают подготовку мест для осуществления выездного приема граждан по личным вопросам префекта района.

6. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,

соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе

рассмотрения обращений

6.1. Действия (бездействие) и решения должностных лиц Префектуры Октябрьского района г.Грозного, соответственно осуществляемые и принимаемые в ходе рассмотрения обращений граждан, могут быть обжалованы во внесудебном порядке и (или) в суд.

6.2. Внесудебный порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб на действия (бездействие) и решения должностных лиц Префектуры определяется федеральным и республиканским законодательством.

6.3. Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, соответственно осуществляемых и принимаемых в ходе рассмотрения обращений граждан, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.

Вам так же может понравиться